Identifikation | |
| Signatur | KAE, 27 |
| Titel | Finanzverwaltung Kloster |
| Datierung | 1753-2002 |
| Verzeichnungsstufe | Bestand |
| Umfang | Total: 41.15 Lfm, Akten: 38.65 Lfm, Bücher: 2.5 Lfm |
Kontext | |
| Verwaltungsgeschichte | GESCHICHTE DER KLÖSTERLICHEN FINANZVERWALTUNG Die Buchhaltung ist eine der zentralen Verwaltungsstellen des Klosters. Sie lag bis zur Reorganisation der Administration Anfang der 1990er Jahre (Rechnungs- und Lohnwesen als Subbereich der Verwaltung) traditionellerweise in den Händen von Konventualen, welche unter Geheimhaltungspflicht standen. Nicht einmal dem Kapitel wurden die Jahresrechnungen schriftlich vorgelegt; der Buchhalter trug den Rechenschaftsbericht lediglich mündlich vor. Es lassen sich verschiedene Perioden in der Finanzverwaltung des Klosters unterschieden: BUCHFÜHRUNG VOR 1924 Vor 1924 besteht eine Unterteilung in Abtei, Dekanat und Statthalterei. Charakteristisch sind die vielen Konti ohne grosse Systematik. In dieser Zeit hat wohl der Abt die Jahresrechnungen vorgenommen: Es existiert eine heterogene Gruppe verschiedener Akten und Büchlein mit Äbterechnungen. von ca. 1850 bis 1920. Es wurde in den "Conto-Corrent-Büchern" eine italienische Buchhaltung geführt. Die Abtei führt ab 1896 bis 1924 ein grosses Hauptbuch sowie ein Journal (letztere sind bereits ab den 1870ern vorhanden). Zu den Rechnungen der Äbte vgl. A.TP. Die sechs Zinsbücher von Abtei und Statthalterei (1833 bis 1935) bilden die Fortsetzung des Faszikels A.SP. BUCHFÜHRUNG NACH 1924 Im Jahr 1924 wechselte man zur doppelten amerikanischen Buchhaltung mittels Konto-Karten (Einrichtung durch die Schweiz. Investition und Treuhand Gesellschaft AG, Luzern). Es wurden jährliche Inventuren mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnungen geführt. Sämtliche Abrechnungen wurden über eine neugeschaffene Zentralkasse nach folgendem Schema abgewickelt: 1) Abtei 2) Statthalterei (inkl. Werkstätten wie Wagnerei, Säge, Schmiede etc.) 3) Küchenmeisterei (inkl. Mühle, Bäckerei, Metzgerei, Gärtnerei und Hühnerhof) 4) Präfektur Die verschiedenen Stellen rechnen nun nicht mehr unter einander ab, sondern die Zentralkasse bildet das zentrale Organ der Finanzverwaltung, der alle Stellen rechenschaftspflichtig sind. BUCHFÜHRUNG 1944-1971 Auf April 1944 ging die Zentralkasse in den Klosterfonds über. Die Einteilung der Verwaltung sieht ab 1945 folgendermassen aus: 1) Klosterfonds (Dekanat, Kustorei) 2) Schule (Präfektur) 3) Abtei (Küchenmeisterei, Vestiarium) 4) Statthalterei (Landwirtschaft, Werkstätten, Forst) Vor der Abtswahl 1959 wurde im Kapitel gefordert, die Klosterverwaltung sei organisatorisch zu überprüfen. Diese Forderung wurde stufenweise erfüllt durch folgende Massnahmen: - Zentralisation des Kassenwesens - Zusammenlegung von Postcheck- und Bankkonti - Einführung der Durchschreibebuchhaltung und neue Aufkontierung ("System Ruf") - Reorganisation der Werkstätten durch das Betriebswirtschaftliche Institut der ETH Zürich (1961) Die sachlich und steuerrechtlich bedingte Aufteilung der Betriebe in 4 Hauptgruppen blieb erhalten: I. Klosterfond (Zentrale): Vermögensteile und Betriebe, die kirchlichen Zwecken dienen II. Stiftsschule: Alle Belange der Schule III. Abtei: Alle Betriebe, die nicht zu I, II, IV gehören. Das Konto Abtei ist wesentlich ein Verrechnungskonto mit der Unterabteilung Küchenmeisterei (Gastgeberei und Verpflegung). IV. Statthalterei: Alle Betriebe der Landwirtschaft, Fort, Werkstätten, mit Unterabteilung Werkstättenverwaltung. Genauere Aufschlüsselung: I. Zentrale (Vermögen: Klosterfonds): II. Schule (besondere Aufstellung) III. Abtei: 1. Wertschriften-Ertrag 2. Dekanatsgruppe: Dekanat, Kirchenmusik, Wallfahrt 3. Kustorei 4. Seelsorgeposten 5. Stiftskirche 6. Wohnung: Renovationen, Gebäudeunterhalt, Beleuchtung, Heizung, Wasserversorgung, Bewachung, Putzmaterial 7. Personalaufwand: Konvent, Fraterstock, Hygiene, Bekleidung, Angestellte Gäste, Personalversicherungen 8. Sachaufwand: Bibliotheken, Archiv, Sammlungen 9. Küchenmeisterei 10. Allg. Verwaltung IV. Statthalterei V. Werkstätten Kassenwesen: Grundsätzlich bestand nur eine Kasse, die Zentralkasse. Diese umfasst den gesamten Kassen-, Postcheck- und Bankverkehr, gibt bessere Übersicht über das gesamte Kassenwesen, will die "toten" Gelder vermeiden und verringert Spesen; dies erleichtert den Verkehr von innen nach aussen. Aus praktischen Gründen wurden folgende Betriebskassen belassen: Abteikasse zuhanden des Abtes, Dekanatskasse als Spesenkasse der Abtei, Kasse der Kustorei, der Küchenmeisterei, der Schule, der Statthalterei. Alle Zahlungen nach aussen und interne Verrechnungen gehen über die Zentrale. Die zentrale Buchhaltung gibt die entsprechenden Rapporte über Einzahlungen an die Einzelbetriebe. Zentralbuchhaltung: Die Zentralbuchhaltung besorgt die AHV- und Wehrsteuer-Abrechnung. Sie liefert Rapporte und Kontoauszüge an die Betriebe und besorgt die Jahresrechnung auf den 31. März (die Schule schliesst auf den 31. August, der Forst auf den 30. Sept. bwz. 31. Dez.). Für jeden Betriebszweig existiert ein Konto. Die Kontos werden in einem Kontenplan zusammengefasst unter die oben beschriebenen Gruppen I-IV. In den 50er Jahren wird die RUF-Buchhaltung eingeführt und bis zum Wechsel auf die EDV (1983?) beibehalten. Die RUF-Buchhaltung basiert auf der Systematik Journal-Kontenblätter-Jahresabschluss (diese wurde beim Wechsel auf EDV beibehalten). BUCHFÜHRUNG 1971-1985 1971: Vorhaben der Modifizierung der Buchhaltung: Reduktion der Konti, angestrebte Ablösung der dezentrierten Rechnungsstellen durch zentrale Buchhaltung 1978:Es existierte die Aufgabentrennung für Statthalter, Zentralbuchhalter, Wertschriftenverwalter. 1981: Brand im Statthalterei-Magazin. Buchhaltungs-Unterlagen werden nass, z.T. etwas verkohlt, können aber gerettet werden. Br. Eduard Fuchs ist in der Feuerwehr und rettet die RUF-Buchungsmaschine. BUCHFÜHRUNG 1985-1993 Im 1984-11 wurde der Grundsatzentscheid für eine computergestützte Buchhaltung gefällt. für 1985 war die Übernahme des Forstprogramms und der Lohnabrechnung vorgesehen, während die Zentralbuchhaltung noch nach der bisherigen Methode aufgearbeitet werden sollte. Während dieses Jahres wurde das Konzept für einen neuen Kontenrahmen aus gearbeitet. Auf den 1. Januar 1986 wurde das neue System der Firma GLOBUDATA auf den IBM-PC übernommen. 1987 wurde ein neues Computersystem der IBM für die Vermögens- und Verwaltungsrechnung eingeführt, 1988 das FIBU Programm der Microsoft AG. Ab 1. Januar 1989 wurde wiederum ein neues Computerprogramm verwendet. Juli 1985: Rationalisierung der Verwaltung. Einführung eines neuen Kontenplans mit dem Ziel der Unterscheidung zwischen Finanz- und Betriebsrechnung sowie zur zentralen Steuerung von der Zentralbuchhaltung aus. Kontenplan 1986 (Hauptstellen): 000 Finanzbereich 100 Stiftskirche 150 Klosterfonds 200 Konvent 300 Küchenmeisterei 400 Holzwirtschaft 500 Landwirtschaft 600 Werkstätten 700 Gutsverwaltung 800 Schule 900 Internat Buchung: Auf einer ersten Stufe werden die Einnahmen und Ausgaben auf Journale eingetragen und zusammen mit den Belegen monatlich an die Zentralbuchhaltung des Klosters Einsiedeln gesendet. Die systematische Kontierung besteht aus 6 Ziffern, wobei die ersten drei die Kostenstelle, die zweiten drei die Kostenarten bezeichnen (Kostenstelle: Wer hat die Ausgaben verursacht bzw. Einnahmen zu gut, Kostenart: Welcher Art sind die Ausgaben/Einnahmen). Die Kontierung hat durch diejenige Stelle zu erfolgen, welche für die betreffenden Ausgaben zuständig ist. Die Belege sind von den zuständigen Stellen zu prüfen und durch ein Visum zu bestätigen. BUCHHALTUNG 1993 Seit 1993 existiert die zentrale Buchhaltung (ABACUS). Kostenstellenplan: 10) Konvent 20) Kustorei/ Stiftskirche 30) Küchenmeisterei 40) Schule 50) Gutsverwaltung (Statthalterei) 60) ??? (möglicherweise Werkstätten, mw) 70) Hilfskostenstellen (Telefon, Versicherungen, Energie, Administration, Steuern) 80) Projekte 90) Hilfs- und Fehlerkostenstellen (ABACUS) Das Rechnungs- und Lohnwesen ist im Subbereich Verwaltung angesiedelt und seit 2007-01 dem Verwaltungsdirektor (Reto Krismer) unterstellt. Der Subbereich Verwaltung führt keine zentrale Registratur, jede Abteilung führt eine eigene Aktenablage. BUCHHALTUNG SEIT FEBRUAR 2010 Das Rechnungswesen des Klosters Einsiedeln erfuhr seit den 1990ern wesentliche Veränderungen, indem zum Einen eine Vereinheitlichung und zum Andern eine Konzentration auf eine Stelle stattgefunden hat. Mit der Einführung eines Budgets über das ganze Kloster auf 2010 wird ein weiterer Schritt in Richtung Professionalisierung getan. Das Rechnungswesen ist der Verwaltungsdirektion unterstellt und führt die ganze Finanz- und Betriebsbuchhaltung des Klosters sowie einiger nahestehender Organisationen (Marstall GmbH, Stiftungen etc.). Die Kontrolle über Debitoren der Statthalterei wird bei der Buchhaltung geführt. Kassenrapporte, Rechnungen, Zusammenstellungen und andere Belege gelangen von anderen Bereichen an die Buchhaltung. Der Aufbau der Buchhaltung gestaltet sich folgendermassen: - Finanzbuchhaltung - Kassen diverser Betriebe - Klostergemeinschaft (Konvent) - Küchenmeisterei (Garten, Keller, Küche, Gästetrakt) - Statthalterei (Land- und Forstwirtschaft) - Werkstätten - Schule Die Betriebsbuchhaltung des Klosters umfasst rund 100 Kostenstellen. Davon sind gut die Hälfte Liegenschaften, der Rest sind Bereiche (z.B. Konvent, Holzhof, Schule). Zu diesen Kostenstellen kommen zusätzlich 70 Projekte, von denen rund 50 buchhalterisch noch aktiv sind. Der Konvent, die Stiftsschule, der Klosterladen, der Forst sowie der Klosterkeller mit dem Weingut Leutschen sind die grössten Bereiche. Im Sinne einer freiwilligen Revision wird die Jahresrechnung mit Unterstützung der Treuhand- und Revisionsgesellschaft Mattig-Suter und Partner in Schwyz erstellt. Im Jahr 2010 wurden dem Verwaltungsdirektor die meisten Kompetenzen, die vorher der Statthalter inne hatte, übertragen. Zentralkasse: Dem Dekan obliegt im die Führung der Zentral- und der Euro-Kasse. In die Zentralkasse fliessen die Gelder, die in folgenden Bereichen zusammenkommen: Abtei, Dekanat, Gästepater, Kasse P. Bernhard (Laden und Gärtnerei), Rektorat, Keller, Wallfahrt. Die einzelnen Bereichsleiter rapportieren in ihrem Kassenrapport, was dies für Gelder sind. Sobald ein grösserer Betrag in der Zentralkasse ist, bringt der Dekan diesen zur Bank. Wenn grössere Auslagen zu tätigen sind (z.B. Skitag der Stiftschule oder Feriengelder für die Mitbrüder), kann das benötigte Geld aus der Zentralkasse entnommen werden. Der schriftliche Niederschlag besteht im Kassabuch. Sobald ein Rapportblatt voll ist, kommt es in die Buchhaltung (Frau Betschart). Zudem wird Ende jedes Trimesters der Kassenrapport in die Buchhaltung gegeben. Rechnungen betr. Leistungen und Lieferungen für einzelne Konventualen werden vom Dekan lediglich signiert und an die Buchhaltung, Verwaltungsdirektion, weitergeleitet und bleiben dort. ---- VERANTWORTLICHE UND MITARBEITER FINANZVERWALTUNG: - bis 1970: Dekan als Verantwortlicher für die Buchhaltung? -> Schlüssel f. Kasse bei Dekan - P. Siegfried Hotz: Buchhalter Ostern 1971-1990; ab 1989-08: Fondsverwalter für Stiftungen - P. Konrad Kälin: Ab 1982(?) Vermögensverwalter; Buchhalter und Zentralkassier des Klosters 8. Juli 1989(?) bis 5. März 1997; dann nur noch Fondsmanager der klösterlichen Stiftungen, Steuern und Krankenkasse. - P. Cyprian Moser: Vermögensverwalter bis Juni 1982(?). - Br. Eduard Fuchs: Herbst 1981 - Herbst 1988 Mitarbeit in der Buchhaltung - Anton Sakac: 1988-09 bis (?) Ablösung von Br. Eduard als Mitarbeiter in der Buchhaltung - P. Hieronymus Krapf: Mitarbeit in der Buchhaltung ab ca. 1987 - P. Bernhard Wüest: 1.1.2003: Küchenmeister und Buchhalter(?) - ab 1990/1993(?): Buchhaltung geht an Verwaltung über - 1996-1997 Fr. Phillipp Sager, Leiter Rechnungswesen EXTERNE BERATER Allgemeine Treuhand AG, Zürich: Beratung in den 1970er Jahren Finanzfachmann Alfred R. Schwitter: Unter P. Siegfried Hotz Berater für Wertschriften und Stiftungen. Sein Einfluss stieg unter P. Konrad. Betriebsberater Dr. Eduard Bürgi: Vorgänger von Stephan Renz, umfassendere Beratung betr. betriebswirtschaftlichen Strategie des Klosters. Stephan Renz: Betriebsberater von ca. 1992 bis 2002. |
| Datum der Ablieferung | 0000-00-00 |
Inhalt und innere Ordnung | |
| Form und Inhalt | Enthält v.a.: ABTEI Jahresrechnungen 1921-1943, 1954-1997 Jahresabschlüsse Renz: 1994-1999 Jahresabschlüsse Bürgi: 1985-2000 Jahresabschlüsse Schwitter: 1986-1993 Zwischenabschlüsse 1993, 1996 Journale 1875-1924, 1944-1948 Hauptbücher, 1896-1924 Versch. Rechnungsbücher 1865-1891 Versch. Zinsbücher 1846-1835 Kapitalienbücher 1753-1895 Bilanzbücher 1948-1955 Kassabuch 1924-1926, 1949-1961, 1971-1984 Kassen-Rapporte 1963-1971, 1984-1994 Kontenblätter 1947-1955, 1968-1969 Kontenpläne 1973-1985 Journale 1985, 1992, 1997 Rechnungsbelege Statthalterei: 1962-1991 (3 Ordner) Rechnungsbelege Interne Verrechnungen: 1995-1996 Rechnungsbelege ZENTRALKASSE Journal 1924-1944 Kassabücher 1924-1949 Rechnungsabschluss, 1924-1925 Rechnungsabschluss mit Abtei, 1941-1944 KLOSTERFONDS Jorunale 1944-1946 Kassabücher 1944-1961 Bilanzbücher 1948-1953 Jahresabschlüsse 1946-1957 (2 Hefte) Jahresrechnungen 1955-1962 Vermögens- und Erfolgsrechnung 1949-1957 Vermögensbilanzen 1986-1989 Kontoauszüge 1989-1990 BANKUNTERLAGEN Schweizerische Kreditanstalt, 1867-1880 Spar- und Leihkasse Zug, 1874-1884 Spar- und Leihkasse Eschenz, 1884-1895 Spar- und Leihkasse Einsiedeln, 1919-1927 Bank für Tirol und Voralrlberg, 1914-1922 Schweizerische Genossenschaftsbank, 1916-1922 Rentenanleihen Ungar. Nationalbank: 1929-1951 Obligationen ausländischer Banken, 1892-1934 Obligationen Basler Handelsbank, 1916-1931 Div. Bankunterlagen, 1865-1894 Div. Obligationen, 1824-1907 Unterlagen UBS: 1987-1994 Unterlagen Schweiz. Volksbank 1986-1996 Unterlagen Kantonalbank Schwyz 1986-2000 Unterlagen Kantonalbank Zug: 1995-1999 Verzeichnis Hypothekardarlehen 1981-2000 Revisionsberichte Buchhaltung: 1995-2002 ZENTRALBÜRO Kassabücher 1961-1971 Jahresrechnung 1963 STEUERN Steuererklärungen: 1949-1971, 1973-1983, 1987, 1991-1992 Steuerrechnungen: 1989-1994 Akten zu Steuersachen: 1879-1921, 1927-1943, 1944-1946, 1952-1970 (Korrespondenz, Aufstellungen), 1972-1978, 1989-1990 Grundstückgewinnsteuer 1973-1990 Wehrsteuer Konventualen 1971-1982 Kantonssteuer Konventualen 1973-1994 Mehrwertsteuer Abrechnungen: 1979-1989, 1995-1996 Verrechnungssteuer: 1986, 1995 ANDERES: Abrechnungen Suisa: 1962-1996 Unterlagen zur Organisation STIFTSSCHULE: Versicherungen (Diebstahl, Betriebs-Haftpflicht, Unfall): 1958-1990 (untersch.) Abrechnungen mit Schülern: Kassabuch 1905-1930, Kontoblätter externe: 1975-1987, Kontoblätter interne 1974-1985, Rechnungsbelege interne und externe 1987-1996 Diverse Journale: 1851-1996 Vermögens- und Betriebsrechnungen 1962-1970 Betriebswirtschaftliche Analyse 1990-1991 der Buchhaltung: 1924-2000 |
| Ordnung und Klassifikation | Die häufigen Wechsel der Zuständigkeiten und Statthalter erschwert eine lineare Verzeichnung. Die Verzeichnungsstruktur des Bestandes richtet sich nach den verschiedenen Phasen der Organisation der Finanzverwaltung. |
Zugangs- und Benutzungsbedingungen | |
| Zugangsbedingungen | Zugang teilweise gesperrt (Archivverordnung Art. 9.2 und/oder Art. 9.4) |
Sachverwandte Unterlagen | |
| Verwandte Verzeichnungseinheiten | Für Jahres- und Betriebsrechnungen, Budgets, Investitionsrechnungen siehe Unterlagen Consilium, Kapitel, Finanz- und Planungskommission, Baukommission, externe Fachberater (Schwitter, Bürgi, Renz). Zur Reorganisation der Klosterverwaltung im Jahr 1961: KAE, A.28/55. |
Anmerkungen | |
| Allgemeine Anmerkungen | Informationen für die Verwaltungsgeschichte: - Informationen von Florian, Word-Dokument - Gespräch mit P. Eduard Fuchs am 2012-05-29 - Memo von Anton Goessi über das Rechnungswesen, 2010-10-29 |
| Buchführung vor 1924 | Klasse | 1753-1947 | [ Inhalt ] [ Detail ] | ||
| Buchführung 1924-1944 | Klasse | 1803-1951 | [ Inhalt ] [ Detail ] | ||
| Buchführung 1944-1971 | Klasse | 1900-1973 | [ Inhalt ] [ Detail ] | ||
| Buchführung 1971-1985 | Klasse | 1968-1985 | [ Inhalt ] [ Detail ] | ||
| Buchführung ab 1985 | Klasse | 1962-2002 | [ Inhalt ] [ Detail ] | ||
| Buchführung Stiftsschule | Klasse | 1851-1998 | [ Inhalt ] [ Detail ] | ||
| Organisation der Finanzverwaltung | Klasse | 1924-2000 | [ Inhalt ] [ Detail ] |
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